V čem je coworking lepší než běžná kancelář? A jaké má nevýhody?

Coworking neboli práce ve sdílených kancelářích rozhodně není nic nového. Ovšem v poslední době se z této formy využívání kanceláří stal trend. Výhody, které plynou z coworkingu už nevyužívají jen freelanceři nebo menší startupy, ale i střední a velké firmy – a mají k tomu mnoho důvodů. Jedním z nich je třeba to, že podle studií má coworkingové prostředí výrazný vliv na produktivitu a odbourání stresu u zaměstnanců, jenže není tomu tak vždy. Na druhou stranu takové prostředí může i škodit. 

 

 

Neformální prostředí zvyšuje produktivitu, ale jen u menších týmů

Ukazuje se, že coworkingová forma kanceláří podporuje produktivitu zaměstnanců. Mohlo by se to zpočátku zdát jako nesmysl, protože naopak open office se ve studiích řadí mezi málo produktivní typy kanceláří. Jaké jsou tedy rozdíly v open office a coworkingu? Open office je klasická a často neútulná kancelář plná stresu a rušivých elementů, často i bez sociálních interakcí. Naopak u coworkingu se odbourává stres a díky tomu roste produktivita. 

 

Coworkingové prostředí je skvělé k budování kontaktů, komunity lidí a stmelování týmů. Díky tomu se často navazují fungující spolupráce.  

 

Na druhou stranu to platí spíše pro menší týmy. Naopak u větších týmů se ukazuje, že takové prostředí může být rušivé. Pro větší týmy, které spolu řeší určité projekty, je vždy dobré mít vlastní kanceláře, které si mohou naplno přizpůsobit svým potřebám. Pokles stresu tak plyne především z dobře zařízené kanceláře, která odpovídá potřebám zaměstnanců a nabízí jim například možnost relaxovat. 

 

Flexibilní způsob práce odbourává stres

Faktem navíc je, že flexibilní způsob práce v coworkingových prostorech napomáhají odbourávat stres. Prostředí sdílených kanceláří je totiž živé, měnící se a hlavně neformální. Stres, který mnoho zaměstnanců pociťuje spolu s tím, když vkročí do známých kanceláří, tady neexistuje. Navíc flexibilní způsob práce s pružnou pracovní dobou a mnoha možnostmi relaxace výrazně snižuje hladinu stresu během dne. To má samozřejmě vliv nejen na zdraví, ale také na produktivitu.
 

To ale platí hlavně pro menší týmy a především jednotlivce. U větších týmů naopak může být měnící se prostředí zdrojem chaosu a stresu. Vždy je proto nutné brát v úvahu konkrétní týmy a projekty, na kterých pracují. Až na základě toho se potom rozhodovat mezi běžnou kanceláří nebo coworkingem. Klíčem k úspěchu je vytvořit neformální kanceláře, do kterých vaši zaměstnanci budou chodit rádi – v tom je tajemství oblíbenosti coworkingu. 

 

Lepší zapojení pracovníků do kolektivu a týmů

Velkou výhodou coworkingových center jsou akce, které centrum pořádá pro svou komunitu. To se samozřejmě děje i v běžných kancelářích, ale často z toho dýchá nucenost. Komunita nezávislých profesionálů, ale i dalších pracovníků v coworkingových prostorech, se chce setkávat, protože je to skvělá příležitost pro navázání nových kontaktů a stmelování kolektivu. Centra propojují celou komunitu, a to je obrovský přínos. Navíc, pokud se ve sdílené kanceláři schází z velké části stejní lidé, vzniká i velmi neformální a přátelská atmosféra.

 

Udržovat kontakt s coworkingovým centrem pro vás může být v mnoha ohledech prospěšné i když máte vlastní kanceláře.

coworking-vs-kancelar

Výhody plynou hlavně pro malé firmy a startupy

Výhody sdílených kanceláří neplynou pouze pro zaměstnance, kteří v nich pracují, případně pak pro freelancery a další profesionály. Místo v coworkingových centrech poptávají i malé firmy a startupy, protože to pro ně může být finančně výhodnější než pronájem kanceláří a jejich zařízení. Jakmile ale firma získá zaměstnance a zakázky, jsou naopak vlastní kanceláře daleko výhodnější.
 

Vznikající firma většinou nemá velký kapitál. Proto se vždy hodí, pokud si může pořídit kanceláře za minimální náklady. Dřív to mohlo znamenat nevyhovující prostory někde ve sklepě, ale dnes si za minimální náklady pořídíte místo ve sdílených kancelářích na prestižní adrese, kde se můžete setkávat s klienty a efektivně pracovat. Dokud to firmu neomezuje a vychází to nákladově lépe, je to v pořádku.

 

Flexibilita využívaných prostor

Prostory coworkingových center jsou flexibilní. Například zasedací místnost můžete využívat jen čas od času a nepotřebujete za její pronájem platit celý měsíc. Stejně tak můžete volně využívat celý prostor kanceláří – především relaxační zóny. Některá coworkingová centra mají navíc vlastní kavárnu nebo bar, posilovnu a podobné prostory k odbourání stresu. U žádných z těchto prostor nemusíte řešit servis a nevznikají vám ani žádné náklady na jejich provoz.

 

Právě u flexibility může být ale velká nevýhoda v tom, že si kanceláře nemůžete zcela přizpůsobit. Opět to nemusí být problém, ale v některých případech se to hodí. Některé týmy totiž mají rády různé fyzické tabule, kanban boardy a podobně. S těmi je to v coworkingových kancelářích vždy složité, natož s rezervací zasedacích místností. 

coworking-vs-kancelare

Co dalšího byste si měli promyslet před využitím coworkingové kanceláře?

Existují ale i další důvody, proč někteří lidé nemají rádi coworkingové kanceláře. U menších firem to nemusí být tolik znát, ale větší firmy zpravidla začnou postupně narážet na různá omezení, kvůli kterým se nakonec stejně přestěhují do běžných kanceláří, protože je coworkingové kanceláře brzdí v růstu
 

1. Zasedací místnosti, kuchyňka a další zázemí

Sdílené kanceláře a coworkingová centra sice většinou mají zasedací místnost i kuchyňku, ale ty jsou často nedostatečné. Navíc si nemůžete plánovat porady podle potřeby, ale musíte se přizpůsobit podle kalendáře do času, kdy zasedací místnost nikdo nevyužívá – to může být omezující. U kuchyňky je často problém, že buďto chybí a je nahrazena alternativou baru, což tvoří další náklady, nebo je kapacitně nedostatečná.
 

2. Nestálé pracovní místo

Nejčastějším problémem coworkingových center je bezesporu nestálost pracovního místa. To je pro některé zaměstnance obrovský problém, protože mají rádi své stálé pracovní místo, které si za čas přizpůsobí, aby se jim pohodlně pracovalo. Nedokážou si představit sdílet pracovní místo s jinými, většinou cizími lidmi. To se může podepsat na celkové spokojenosti zaměstnanců. 
 

3. Prezentace před klientem

Někteří klienti to neřeší, pro jiné mohou být sdílené kanceláře signálem, aby si na vás dali pozor. Ještě stále si mnoho klientů zakládá na tom, že chtějí, aby se firma dobře prezentovala, považují to za odraz úspěšné firmy. Zasedací místnost v coworkingovém centru tak nemusí být to, co očekávají. 
 

4. Omezování v růstu firmy

Jakmile bude firma růst, zjistíte nakonec, že coworkingové kanceláře už vám nestačí. Chtěli byste si je co nejvíc přizpůsobit, vytvořit takové zázemí, aby to odpovídalo potřebám vašich zaměstnanců. Od určitého bodu je placení míst v coworkingových kancelářích dražší než pronájem menších kanceláří, ve kterých navíc máte naprostou svobodu.

 

Coworking nebo klasické kanceláře?

Coworkingové kanceláře jsou skvělé do začátku. Pro opravdu malé firmy a startupy jsou v začátku lehce dostupným a zcela dostačujícím zázemím. Nakonec ale zjistíte, že zatímco vaše firma roste, coworkingové kanceláře s vámi nerostou a za čas vás možná začnou dost omezovat a vaše zaměstnance štvát. Proto doporučujeme raději menší kanceláře, ve kterých máte naprostou svobodu. 

Mgr. Jan Dufek
autor článku: Mgr. Jan Dufek