Zasedací místnost je středobodem každé kanceláře, a vaši zaměstnanci a partneři by se v ní měli dobře. Důležitá jednání, videohovory či brainstormingy nad novým produktem – ať už je na pořadu dne cokoliv, moderní zasedací místnost by měla podporovat efektivní spolupráci, pohodlí, flexibilitu a technické zázemí pro různé typy schůzek. Co by v ní tedy nemělo chybět?
Podle velikosti místnosti a předpokládaného počtu účastníků vyberte dostatečně velký stůl, nezapomeňte také na možnost připojení techniky přes zásuvky a USB porty. Ergonomické židle s nastavitelnou výškou a sklonem vám zajistí pohodlí i během delších schůzek.
Důležité je také zamyslet se nad tvarem stolu a uspořádáním místnosti. Má sloužit hlavně k prezentacím či jednání? Jakou chcete navodit atmosféru? Podlouhlé stoly směřují pozornost k účastníkům v jejich čele, zatímco kulatý stůl umožňuje rovnocennou debatu. Pokud zvolíte skládací nebo pojízdné stoly a židle, máte tak možnost rychle přestavit místnost podle typu jednání.
Velká LED obrazovka nebo projektor s kvalitním rozlišením jsou v dnešní době už základem pro jakoukoliv prezentaci. Je důležité také pořídit kvalitní videokonferenční systém s kamerou, která zvládne zabrat celou místnost, a samozřejmě spolehlivý zvukovým systém.
Pokud vybavujete větší prostor, nezapomeňte na vestavěné nebo stolní mikrofony a reproduktory pro zajištění čistého zvuku. Hodit se vám bude i interaktivní tabule, jako je například SMART Board, která vám umožní zapisování a sdílení poznámek. Nebo aspoň flipchart.
Nebojte se investovat do chytrých technologií. Mnohé prvky, jako světla nebo klimatizace, lze dnes ovládat přes aplikace nebo hlasové asistenty. Hodí se také nastavit digitální rezervační systém, aby nedocházelo ke kolizím v rozvrhu.
Pokud můžete, zajistěte v zasedací místnosti dostatek přirozeného světla. Ať už ale máte místnost s okny nebo bez nich, umělé osvětlení by mělo být nastavitelné. Díky moderním LED svítidlům s možností regulace intenzity a teploty světla se přizpůsobíte atmosféře v místnosti, denní době i světloplachým kolegům.
Nepodceňujte akustiku vaší zasedačky. Pořízení koberců a akustických panelů vám pomůže zlepšit akustiku v místnosti a vyhnout se ozvěnám. Zvukotěsné stěny nebo speciální panely pro absorpci hluku zajistí, aby vaše jednání nerušil hluk z okolí, zvlášť pokud je vaše kancelář rušným místem.
Nejen zasedací místnost, celá vaše kancelář potřebuje stabilní a rychlé připojení k internetu. Kromě bezdrátového připojení mějte v místnosti připravenou zásuvku pro ethernetové připojení, abyste zajistili hladký průběh i těch nejnáročnějších prezentací a videokonferencí.
Nezapomeňte nastavit oddělenou síť pro hosty, abyste jim zajistili jednoduché a pohodlné připojení a zároveň neohrozili vaši interní síť.
Minimalistický design je profesionální a trendy, vsaďte tedy na čisté linie, přírodní materiály a moderní styl. K tomu přidejte pár vkusných dekorací a živých rostlin, které přispějí k lepší atmosféře a čistějšímu vzduchu, a útulná zasedací místnost je na světě. Pokud v místnosti nemáte dostatek denního světla nebo se o rostliny nemá kdo starat, zvolte raději ty umělé.
Nedoporučujeme podcenit ani dostatek místa pro pohyb. Sice můžete využít každý centimetr koberce a zasedačku vybavit po vzoru večerky vašeho přátelského souseda, ale pokud si budou účastníci vzájemně zavazet a zakopávat o židle, povede to jen k frustraci.
Ačkoliv už možná máte zajištěné občerstvení v kuchyňce nebo na recepci a spolehlivé asistentky vám jej rády donesou, určitě se vám bude hodit druhý kávovar či minibar přímo v zasedačce. Čeká vás dlouhé jednání? Objednejte pro vaše účastníky catering, aby mohli všichni během schůzky dobít energii.
Možností, jak zpříjemnit a modernizovat vaši zasedací místnost, je mnoho. Při rozhodování se držte potřeb firmy i vašich zaměstnanců. Prostory by totiž měly odrážet vaši značku a hodnoty, které reprezentujete.